Wiele przedsiębiorstw stara się precyzyjnie zaplanować strategię marketingową w swojej działalności, mowa tutaj nie tylko o korporacjach zatrudniających tysiące pracowników, ale także o firmach z sektora MŚP, które coraz częściej trzymają się wytyczonych, wcześniej ustalonych celów.

Starannie dobrane narzędzia marketingowe pozwalają na zdobycie nowej rzeszy potencjalnych klientów, jak i podtrzymania obecności wśród klienteli obecnej. Jak wyniki z badań przeprowadzonych przez Diners Club Polska 53% firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw wysyła swoich pracowników w podróże służbowe. Właśnie te wyjazdy są traktowane przez ich kadry zarządzające jako jedne z najbardziej efektywnych elementów z wachlarza działań marketingu bezpośredniego. Przy głębszej analizie badań należy stwierdzić, że najwięcej podróży służbowych jest realizowanych w firmach średniej wielkości, gdzie odbywają się one aż w 92% przypadków.

Kolejny etap badań traktował o sposobie realizacji wyjazdów służbowych, te z kolei wykazują, że 45% przedsiębiorstw obciąża swoich pracowników zorganizowaniem delegacji w sposób samodzielny. Często zdarza się, że osoba podróżująca nie ma wcześniej czasu na szukanie zakwaterowania, a czynność ta odbywa się podczas wyjazdu – zdaniem pracowników jest to problematyczne i źle odnosi się do komfortu pracy. Powodem powyższych działań jest z pewnością niewiedza o istnieniu firm TMC (Travel Management Company), którym można powierzyć organizację podróży służbowych – przeważnie taka obsługa jest bezpłatna i odciąża pracowników z dodatkowych zadań. Bardzo wygodnym, a zarazem praktycznym rozwiązaniem jest oferowanie przez firmy TMC narzędzi typu Self Booking Tool, dzięki czemu pracownicy firmy mogą dokonywać rezerwacji usług we własnym zakresie lub za pośrednictwem osoby odpowiedzialnej w firmie za wyjazdy np. Travel Manager’a. Wspomniane rozwiązanie oferuje m.in. firma Business Tours, która obsługuje aktualnie ponad 200 firm z sektora MŚP. W systemie rezerwacyjnym można znaleźć 260 000 hoteli na świecie – również baza w Polsce jest bardzo dobrze rozwinięta – dodatkowe produkty dostępne w aplikacji to transfery, wynajem samochodów oraz bilety lotnicze. Technologia udostępniana przez Business Tours umożliwia nadanie kont każdemu pracownikowi w firmie, dzięki czemu osoby podróżujące służbowo na bieżąco dokonują rezerwacji we własnym zakresie w ciągu kilku sekund. W dowolnym czasie można generować raporty, co w sporym stopniu ułatwia zarządzanie podróżami służbowymi. Jeden spójny system sprawia, że wszelkie delegacje wraz z fakturami znajdują się w jednym miejscu, co w dużym stopniu zapewnia oszczędność czasu i sprawny przepływ informacji pomiędzy działami firmy. Częstym rozwiązaniem jest tworzenie głównego konta dla księgowości lub osoby odpowiedzialnej za delegacje, tym sposobem może ona generować raport dla danego pracownika i rozliczyć jego wyjazdy w dowolnym okresie czasowym. System umożliwia także zastosowanie polityki podróży danej firmy, czyli wprowadzanie ustawień dotyczących maksymalnej ceny wyjazdu, kategorii hotelu, czy wyboru pożądanej linii lotniczej.